سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات

سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات، تشمل نطاق التطبيق والضمانات وإجراءات الإبلاغ ومعالجته ونموذج البلاغ القابل للتحرير.

المادة (1): المقدمة

توجب سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات (ويشار إليها فيما بعد بالسياسة) لمؤسسة العطاءات الخيرية (ويشار إليها فيما بعد بالمؤسسة) على أعضاء مجلس الأمناء والمسؤول التنفيذي وموظفي ومتطوعي المؤسسة الالتزام بمعايير عالية من الأخلاق الشخصية أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤولياتهم. وتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفة أو خطر جدي وسوء تصرف محتمل قد تتعرض لها المؤسسة أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب. كما يجب على كافة من يعمل لصالح المؤسسة مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤولياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها. تهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح المؤسسة للإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم إلى أن القيام بهذا الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية.

المادة (2): النطاق

تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح المؤسسة سواء كانوا أعضاء مجلس أمناء أو مسؤولين تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في المؤسسة، وبدون أي استثناء. ويمكن أيضاً لأي من أصحاب المصلحة من مستفيدين وغيرهم الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات.

المادة (3): المخالفات

تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الإخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية أو تلك التي تشكل خطراً على الصحة أو السلامة أو البيئة. وتشمل المخالفات التي يتوجب الإبلاغ عنها، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:

السلوك غير القانوني (بما في ذلك الرشوة أو الفساد) أو سوء التصرف. سوء التصرف المالي (بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة، إساءة استخدام الأشياء القيمة، عمليات غسيل الأموال أو دعم لجهات مشبوهة). عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح (مثل استخدام شخص منصبه في المؤسسة لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة الجمعية). إمكانية الاحتيال (بما في ذلك إضاعة، إخفاء أو إتلاف الوثائق الرسمية). الجرائم الجنائية المرتكبة، أو التي يتم ارتكابها، أو التي يحتمل ارتكابها أياً كان نوعها. عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة. الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة. الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية. التلاعب بالبيانات المحاسبية. تهديد صحة الموظفين وسلامتهم. انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي. مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه.

المادة (4): الضمانات

تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح المؤسسة للإبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضه للانتقام أو الإيذاء نتيجة لذلك. وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الاجتماعية في المؤسسة ولأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أية مخالفة، شريطة أن يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ معطيات اشتباه صادقة ومعقولة، ولا يهم إذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطئ. من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلغ، فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك، ما لم ينص القانون على خلاف ذلك. وسيتم بذل كل جهد ممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة. ولكن في حالات معينة، يتوجب التعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ، ومنها على سبيل المثال ضرورة كشف الهوية أمام أي محكمة مختصة. كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف أو شخص آخر. ويتوجب عليه أيضاً عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ. كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة.

المادة (5): إجراءات الإبلاغ عن مخالفة في المؤسسة

الإبلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الإجراء المناسب في حينه. على الرغم من أنه لا يطلب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ، إلا أنه يجب أن يكون قادراً على إثبات أنه قدم البلاغ بحسن نية. يتم تقديم البلاغ خطياً (وفق النموذج المرفق) عن طريق البريد الإلكتروني للمؤسسة.

المادة (6): معالجة البلاغ

يعتمد الإجراء المتخذ بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها. إذ قد يتطلب ذلك إجراء مراجعة غير رسمية أو تدقيق داخلي وتحقيق رسمي. ويتم اتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ:

تقوم اللجنة التنفيذية أو اللجنة المسؤولة عند استلام البلاغات بإطلاع رئيس مجلس الأمناء والمسؤول التنفيذي للمؤسسة (إذا لم يكن البلاغ موجهاً ضد الأخير) على مضمون البلاغ خلال أسبوع من استلام البلاغ. يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب إجراء تحقيق والشكل الذي يجب أن يتخذ. ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق. إذا تبين أن البلاغ غير مبرر، فلن يتم إجراء أي تحقيق إضافي. ويكون هذا القرار نهائياً وغير قابل لإعادة النظر ما لم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ. إذا تبين أن البلاغ يستند إلى معطيات معقولة ومبررة، يتم إحالة البلاغ إلى (اللجنة التنفيذية) للتحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة. يجب على (اللجنة التنفيذية) الانتهاء من التحقيق في البلاغ وإصدار التوصية خلال عشرة أيام عمل من تاريخ إحالة البلاغ. ترفع (اللجنة التنفيذية) توصياتها إلى رئيس المجلس للمصادقة والاعتماد. يتم تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق (لائحة العمل)، والمعتمدة من قبل وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، وقانون العمل الساري المفعول. متى كان ذلك ممكناً، تزويد مقدم البلاغ بمعطيات أي تحقيق يتم إجراؤه. ومع ذلك لا يجوز إعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليها إخلال المؤسسة بالتزامات السرية تجاه شخص آخر.

والله ولي التوفيق.

نموذج إبلاغ عن مخالفة

معلومات مقدم البلاغ

يمكن عدم تعبئة هذا الجزء إذا لم يرغب مقدم البلاغ بكشف هويته.

معلومات مرتكب المخالفة

معلومات الشهود

إن وجدوا، وبالإمكان إرفاق ورقة إضافية في حالة وجود أكثر من شاهد.

التفاصيل