سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

تنظم السياسة إدارة وثائق المؤسسة وحفظها واستعادتها وإتلافها، وتوضح مسؤوليات العاملين في التعامل معها.

مقدمة

هذه السياسة تقدم الإرشادات التي على المؤسسة اتباعها، بخصوص إدارة، وحفظ، وإتلاف الوثائق الخاصة بالمؤسسة .

النطاق

تستهدف هذه السياسة جميع من يعمل لصالح المؤسسة ، والمسؤولين التنفيذين ، حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق، ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.

إدارة الوثائق

يجب على المؤسسة الاحتفاظ بجميع الوثائق في موقع مناسب بمقر المؤسسة ، وتشمل الآتي: اللائحة الأساسية للمؤسسة وأي لوائح نظامية أخرى. سجل العضوية في مجلس الإدارة، موضحاً به : تاريخ بداية العضوية لكل عضو . محاضر اجتماعات وقرارات مجلس الأمناء . سجلات العُهد . ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات. سجل المكاتبات والرسائل. سجل الزيارات. تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة العمل والتنمية الاجتماعية. ويجب ختمها، وترقيمها قبل الحفظ، ويتولى مجلس الأمناء تحديد المسؤول عن ذلك.

الاحتفاظ بالوثائق

يجب على المؤسسة تحديد مدة حفظ لجميع الوثائق التي لديها. وقد تقسمها إلى التقسيمات التالية: حفظ دائم حفظ لمدة 4 سنوات حفظ لمدة 10 سنوات إعداد لائحة توضح نوع السجلات في كل قسم. الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف، أو مستند؛ حفاظًا على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة؛ مثل: النيران، أو الأعاصير، أو الطوفان، وغيرها. وكذلك لتوفير المساحات؛ ولسرعة استعادة البيانات. تحفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن؛ مثل: السيرفرات الصلبة، أو السحابية، أو ما شابهها. إعداد لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق، وطلب الموظف لأي ملف من المحفوظات ، وإعادتها، وغير ذلك مما يتعلق بمكان الحفظ ، وتهيئته، ونظامه. تحفظ الوثائق بطريقة منظمة؛ حتى يسهل الرجوع للوثائق، ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان، أو السرقة، أو التلف.

إتلاف الوثائق

تحديد طريقة التخلص من الوثائق التي انتهت المدة المحددة للاحتفاظ بها، وتحديد المسؤول عن ذلك. إصدار مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تم التخلص منها بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها، ويوقع عليها المسؤول التنفيذي ومجلس الأمناء . بعد المراجعة، واعتماد الإتلاف، تشكل لجنة للتخلص من الوثائق بطريقة آمنة، وسليمة، وغير مضرة بالبيئة، وتضمن إتلاف كامل للوثائق. تكتب اللجنة المشرفة على الإتلاف محضرًا رسميًّا، ويتم الاحتفاظ به في الارشيف، مع عمل نسخ للمسؤولين المعنيين. حيث إنِّ هذه السياسة تُعد جزءًا لا يتجزأ من الوثائق، التي تربط المؤسسة بالأشخاص العاملين لصالحها؛ فإنه يجب إبلاغ جميع منسوبي المؤسسة بها، وأنه لا يجوز مخالفةَ أحكامها، والالتزامات الواردة بها.